Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

De fiscale bewaarplicht is doorgaans 7 jaar; gegevens over onroerend goed moeten vaak 10 jaar bewaard blijven. Een archiefbeheerder houdt deze termijnen voor u bij en signaleert wanneer vernietiging is toegestaan.

Is digitaliseren verplicht?

Nee, maar de nieuwe Archiefwet legt meer nadruk op toegankelijke, goed beheerde informatie, wat digitalisering voor de meeste organisaties aantrekkelijker maakt.

Facilitair & kantoor

Waar vindt u een goede archiefbeheerder?

Een kast vol ordners is geen archiefbeleid

De meeste mkb-bedrijven ontdekken pas dat hun archief een probleem is op het moment dat de zolder vol staat of een controle van de Belastingdienst voor de deur staat. Archiefbeheer is meer dan dozen wegzetten: het gaat om vindbaarheid, beveiliging en het correct — niet te vroeg en niet te laat — vernietigen van documenten. De nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2027 ingaat, verkort bovendien de overbrengingstermijn voor blijvend te bewaren informatie van 20 naar 10 jaar en stelt strengere eisen aan de inrichting van archiefbeheer.

Fysiek bewaren of digitaliseren: de eerste keuze

De meeste archiefbeheerders bieden twee sporen aan die u ook kunt combineren: fysieke opslag in een beveiligde loods met opvraagservice, of digitalisering waarbij documenten worden gescand, geïndexeerd en daarna vernietigd of elders opgeslagen. Digitaliseren kost in het begin meer, maar bespaart op de lange termijn ruimte en zoektijd. Fysieke opslag is goedkoper per jaar, maar u betaalt bij opvragen vaak extra voor transport.

Fysieke opslag vs. digitalisering
Aspect	Fysieke opslag	Digitalisering
Opstartkosten	Laag	Hoger (scannen, indexeren)
Jaarlijkse kosten	Opslagvergoeding per doos/m³	Vaak eenmalig, daarna alleen hosting
Vindbaarheid	Handmatig, via opvraagservice	Direct doorzoekbaar
Geschikt voor	Archief dat zelden wordt geraadpleegd	Archief dat regelmatig nodig is

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?: De fiscale bewaarplicht is doorgaans 7 jaar; gegevens over onroerend goed moeten vaak 10 jaar bewaard blijven. Een archiefbeheerder houdt deze termijnen voor u bij en signaleert wanneer vernietiging is toegestaan.
Is digitaliseren verplicht?: Nee, maar de nieuwe Archiefwet legt meer nadruk op toegankelijke, goed beheerde informatie, wat digitalisering voor de meeste organisaties aantrekkelijker maakt.

Wat kost het uitbesteden van uw archief?

De kosten bestaan doorgaans uit drie onderdelen: een opstartvergoeding (inventariseren en verpakken), een periodieke opslagvergoeding per doos of vierkante meter, en kosten voor opvragen of eindvernietiging. Vraag altijd naar het totaalplaatje over meerdere jaren — een lage opslagprijs kan verraderlijk zijn als opvragen en vernietigen apart en duur worden doorberekend.

Waar let u op bij het kiezen van een archiefbeheerder?

Controleer of de leverancier werkt volgens een erkende beveiligingsnorm voor de opslaglocatie (brand, inbraak, klimaatbeheersing) en of vernietiging na afloop gecertificeerd gebeurt. Vraag ook hoe snel u een opgevraagd dossier terugkrijgt — bij een geschil of controle telt elke dag.

Overstappen: wat gebeurt er met een bestaand archief?

Veel bedrijven schuiven een overstap naar een andere archiefbeheerder voor zich uit, omdat onduidelijk is wat er met het bestaande archief gebeurt. Vraag altijd naar de opzegtermijn en of dossiers bij beëindiging kosteloos worden geretourneerd, gedigitaliseerd overgedragen of alsnog vernietigd. Een goede archiefbeheerder maakt dit vooraf inzichtelijk in de overeenkomst, zodat u niet vast komt te zitten aan een partij enkel omdat een overstap onduidelijk of duur lijkt.