Kan een documentmanagementsysteem gekoppeld worden aan mijn boekhoudpakket?

Bij veel systemen is dit mogelijk, maar niet standaard bij elke combinatie van software. Vraag vooraf specifiek na of een koppeling met uw huidige pakket beschikbaar en betrouwbaar is.

Is mijn bestaande archief eenvoudig over te zetten?

Dat hangt af van de huidige structuur en hoeveelheid documenten. Een goede leverancier biedt begeleiding bij migratie en kan vooraf aangeven hoeveel tijd en kosten dit realistisch vraagt.

IT & software

Waar vindt u een goede leverancier van documentmanagement?

Het probleem dat DMS oplost

Contracten in de mailbox van één medewerker, offertes verspreid over persoonlijke mappen, en niemand die precies weet welke versie van een document de actuele is — herkenbaar voor veel groeiende bedrijven. Een documentmanagementsysteem (DMS) slaat bedrijfsdocumenten centraal, doorzoekbaar en met versiebeheer op, en regelt autorisatie (wie mag wat zien of aanpassen), archivering volgens bewaartermijnen en koppeling met andere bedrijfssoftware zoals een CRM of boekhoudpakket.

Cloud versus on-premise

De meeste mkb-bedrijven kiezen tegenwoordig voor een cloudgebaseerd DMS: geen eigen serverbeheer, automatische updates en toegankelijk vanaf elke locatie. On-premise systemen bieden meer controle over waar data precies staat, wat in sommige gereguleerde sectoren nog steeds de voorkeur heeft, maar vragen wel eigen IT-capaciteit voor beheer en beveiliging. Sectorspecifieke oplossingen, bijvoorbeeld voor de zorg, bouw of juridische dienstverlening, bieden vaak kant-en-klare structuren die aansluiten bij branche-eisen.

Test het met de mensen die er dagelijks mee werken

Kijk eerst naar de koppelingen: sluit het systeem aan op uw bestaande software zoals e-mail, CRM of boekhouding, of ontstaat er juist extra dubbel werk? Test de gebruiksvriendelijkheid met de medewerkers die er dagelijks mee moeten werken, want een systeem dat als omslachtig wordt ervaren, wordt in de praktijk vaak stilzwijgend omzeild — en dan bent u terug bij af. Vraag naar beveiliging, back-ups en waar data wordt gehost, en naar de kosten en tijd van migratie van bestaande bestanden.

Veelgestelde vragen

Kan een documentmanagementsysteem gekoppeld worden aan mijn boekhoudpakket?: Bij veel systemen is dit mogelijk, maar niet standaard bij elke combinatie van software. Vraag vooraf specifiek na of een koppeling met uw huidige pakket beschikbaar en betrouwbaar is.
Is mijn bestaande archief eenvoudig over te zetten?: Dat hangt af van de huidige structuur en hoeveelheid documenten. Een goede leverancier biedt begeleiding bij migratie en kan vooraf aangeven hoeveel tijd en kosten dit realistisch vraagt.

Aanbevolen documentmanagement-leveranciers

Blending Nederland

ERP- en documentmanagementpartij uit Hardinxveld-Giessendam, gericht op de (semi-)procesindustrie.

Decos

Softwarebedrijf uit Noordwijk, sinds 1987 actief in document- en informatiemanagement.

DigiOffice

In Nederland ontwikkeld documentmanagementsysteem uit Woerden, onderdeel van de IDB Groep.

DocBase (Acanthis Document Solutions)

Documentmanagementsysteem van Acanthis, gericht op overheid, juridische sector en automotive.

Qwoater

Cloud documentmanagement uit Tilburg, specifiek gebouwd voor de accountancysector.

Ook internationaal partners zoeken? Kijk op onze zustersite: Reseller & Channel op greatpartners.net.