Facilitair & kantoor

Waar vindt u een goede documentvernietiger?

Een papierversnipperaar is geen AVG-beleid

Veel kantoren vertrouwen op een simpele versnipperaar naast het bureau, terwijl vertrouwelijke klant- of personeelsdossiers volgens de AVG aantoonbaar en onomkeerbaar vernietigd moeten worden. Een professionele documentvernietiger werkt met afgesloten containers, gecertificeerde verwerking en een vernietigingscertificaat als bewijs — iets wat u bij een datalek of controle nodig kunt hebben.

Schoon of vuil archief: het prijsverschil

Vernietigers rekenen per kilo en maken onderscheid tussen schoon archief (papier los uit de ordner) en vuil archief (documenten nog in mappen, plastic hoesjes of nietjes). Schoon archief is doorgaans zo'n 40% goedkoper om te verwerken dan vuil archief, omdat het minder voorbewerking vraagt. Zelf uitsorteren voordat de container wordt opgehaald, scheelt dus direct op de rekening.

Indicatie tarieven papiervernietiging (per kilo, incl. btw)
Type archief	Prijsindicatie
Schoon archief (los papier)	± €0,20–€0,24
Vuil archief (in mappen/hoesjes)	± €0,32–€0,39

Norm en certificering

Betrouwbare partijen vernietigen volgens de Duitse veiligheidsnorm DIN 66399, die verschillende beveiligingsniveaus (van grof versnipperen tot volledig onherkenbaar maken) definieert, en werken CA+ gecertificeerd zodat het papier daarna gerecycled wordt. Vraag altijd om het vernietigingscertificaat en bewaar dit als onderdeel van uw AVG-dossier.

Eenmalig of structureel?

Bij een eenmalige opruimactie (bijvoorbeeld na een verhuizing of reorganisatie) huurt u een container voor een vaste periode. Bij structurele afvoer, zoals bij een advocatenkantoor of huisartsenpraktijk, is een vaste ophaalronde met afgesloten binnenbakken gebruikelijker — zo blijft vertrouwelijk papier nooit los rondslingeren tussen twee ophaalmomenten in.

Ook digitale dragers horen erbij

Vertrouwelijke informatie zit niet alleen op papier. Oude harde schijven, laptops en usb-sticks bevatten vaak nog volledig leesbare bedrijfs- of klantgegevens, ook nadat bestanden zijn 'verwijderd'. Een goede documentvernietiger biedt daarom ook fysieke vernietiging van datadragers aan, met een apart certificaat, in plaats van alleen een softwarematige wipe die technisch nog terug te draaien kan zijn. Vraag hier expliciet naar als u apparatuur afstoot bij vervanging of een reorganisatie.

Wie mag er precies bij het papier?

Bij een vaste ophaalronde staat de gesloten container vaak in een gemeenschappelijke ruimte, bijvoorbeeld bij de postkamer of kopieerruimte. Vraag na hoe toegankelijk die ruimte is voor bezoekers of externe partijen, en of de container zelf op slot zit tot het moment van ophalen. Een goed geplaatste, afgesloten binnenbak per afdeling voorkomt dat vertrouwelijke stukken alsnog rondslingeren voordat ze in de container belanden.