Happy Copy
Kopieer- en scanbedrijf uit Den Haag met documentdigitalisering tot A3
Facilitair & kantoor
Waar vindt u een goede partij voor archiefdigitalisering?
Meer dan een scanner
Archiefdigitalisering wordt vaak verward met simpelweg scannen, maar het echte werk zit in wat daarna gebeurt. Goede aanbieders passen OCR-technologie (tekstherkenning) toe zodat documenten doorzoekbaar worden, en koppelen bestanden aan een archiefstructuur of documentmanagementsysteem met logische bestandsnamen en metadata. Het wordt vaak ingezet bij verhuizingen, het opschonen van overvolle archiefruimtes, wettelijke bewaarplichten of de definitieve overstap naar volledig digitaal werken.
Vertrouwelijkheid staat voorop
Vraag hoe documenten worden vervoerd, opgeslagen en verwerkt, en of medewerkers een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend — bij personeelsdossiers, contracten of medische gegevens is dit geen overbodige luxe. Controleer de scankwaliteit (resolutie, kleur versus zwart-wit) en of OCR nauwkeurig genoeg werkt voor uw type documenten, zeker bij handgeschreven tekst, waar herkenning notoir lastiger is dan bij getypte pagina's.
Van offerte naar oplevering
Bij grotere volumes komt het digitaliseringsbedrijf vaak zelf het archief ophalen, waarbij verhuiskosten meetellen in de offerte, afhankelijk van locatie (zolder, kelder, begane grond) en bereikbaarheid voor een voertuig. Sommige aanbieders digitaliseren ook op uw eigen locatie, wat handig kan zijn bij zeer gevoelige documenten die het pand liever niet verlaten. Vraag hoe bestanden worden benoemd en gestructureerd, of koppeling met uw eigen systeem mogelijk is, en wat er na afloop met de papieren originelen gebeurt.
Wettelijke bewaartermijnen als aanleiding
Voor veel bedrijven is digitalisering niet alleen een kwestie van opruimen, maar ook van compliance: fiscale bewaarplicht vraagt om zeven jaar, personeelsdossiers kennen eigen termijnen, en sommige branches hebben nog strengere eisen. Een goede digitaliseringspartner denkt hierin mee en kan helpen bij het instellen van automatische vernietiging na afloop van de wettelijke termijn, zodat u niet onnodig lang gevoelige gegevens blijft bewaren en het risico op datalekken beperkt houdt.
Aanbevolen aanbieders van archiefdigitalisering
Iron Mountain Netherlands
Internationale informatiebeheerder, actief in meer dan 46 landen
Merak
Internationaal digitaliseringsbedrijf met Nederlandse vestiging in Zaandam
Rhenus Docu
Documentdigitalisering onder de vlag van logistiek- en facilitair concern Rhenus
Scanit
Archiefdigitaliseringsbedrijf uit Zevenbergen met eigen scanstudio
Ook internationaal partners zoeken? Kijk op onze zustersite: Inkoop & leveranciers op greatpartners.net.