Hoe vaak moet een zorginstelling een audit ondergaan?

Meestal geldt een cyclus van drie jaar voor volledige hercertificering, met tussentijdse, kortere controleaudits om te toetsen of het kwaliteitssysteem nog actueel wordt toegepast.

Kan dezelfde auditor het ene jaar HKZ en het andere jaar ISO 9001 toetsen?

In principe wel, mits de auditor voor beide normen erkend en bevoegd is, maar wisselen tussen normen brengt vaak extra voorbereidingswerk met zich mee omdat de exacte eisen verschillen.

Medisch & zorg

Waar vindt u een goede zorg-auditor?

Drie normen, één doel: aantoonbare kwaliteit

Zorginstellingen die hun kwaliteitssysteem willen certificeren, kiezen meestal tussen HKZ, ISO 9001 en NEN-EN 15224. Een zorg-auditor beoordeelt of de organisatie daadwerkelijk voldoet aan de gekozen norm — niet alleen op papier, maar in de dagelijkse praktijk van zorgverlening, dossiervoering en risicomanagement.

Welke norm past bij uw organisatie?
Norm	Focus	Geschikt voor
HKZ	Zorgspecifieke kwaliteitseisen, cliëntgerichtheid	Kleinere tot middelgrote zorgaanbieders
ISO 9001	Algemeen kwaliteitsmanagementsysteem	Organisaties met bredere, niet-zorgspecifieke activiteiten
NEN-EN 15224	ISO 9001 aangevuld met zorgspecifieke risico's	Grotere zorginstellingen met complexe zorgprocessen

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet een zorginstelling een audit ondergaan?: Meestal geldt een cyclus van drie jaar voor volledige hercertificering, met tussentijdse, kortere controleaudits om te toetsen of het kwaliteitssysteem nog actueel wordt toegepast.
Kan dezelfde auditor het ene jaar HKZ en het andere jaar ISO 9001 toetsen?: In principe wel, mits de auditor voor beide normen erkend en bevoegd is, maar wisselen tussen normen brengt vaak extra voorbereidingswerk met zich mee omdat de exacte eisen verschillen.

Wat kost certificering?

De totale kosten voor een HKZ-certificaat lopen doorgaans uiteen van circa €5.000 tot €25.000 per jaar, afhankelijk van organisatiegrootte en sector. Voor kleinere organisaties (tot circa 25 medewerkers) liggen de externe auditkosten vaak tussen €3.000 en €6.000 per jaar (indicatie). Daarbovenop komen interne uren voor voorbereiding en eventuele adviesbegeleiding — reken die bij een eerste certificering vaak net zo zwaar mee als de auditkosten zelf.

Onafhankelijkheid is niet onderhandelbaar

Een auditor die ook adviesdiensten levert aan dezelfde instelling voor hetzelfde traject, ondermijnt de geloofwaardigheid van het certificaat. Kies daarom een auditor of certificerende instelling die aantoonbaar onafhankelijk werkt van eventuele adviseurs die u eerder heeft ingeschakeld om het kwaliteitssysteem op te zetten.

Wanneer schakelt u een zorg-auditor in?

Naast de verplichte hercertificering (meestal driejaarlijks, met tussentijdse controleaudits) is een auditor ook waardevol bij een fusie van zorginstellingen, na een grote reorganisatie van zorgprocessen, of wanneer een interne kwaliteitsmedewerker een onafhankelijke, kritische blik nodig heeft voordat de officiële audit plaatsvindt.

Interne audit als voorbereiding

Veel zorginstellingen laten voorafgaand aan de officiële certificeringsaudit een interne of proefaudit uitvoeren. Dat kost extra tijd en budget, maar voorkomt vaak een teleurstellende uitkomst bij de echte audit: kleine tekortkomingen in dossiervoering, risicoregistratie of procesbeschrijving komen dan eerder aan het licht, zodat er nog tijd is om bij te sturen. Voor organisaties die voor het eerst certificeren, is dit vrijwel altijd de moeite waard.