Archiefkluis
Archiefbeheerder uit Alblasserdam met meer dan 35 jaar ervaring
Facilitair & kantoor
Waar vindt u een goede externe archivaris?
De nieuwe Archiefwet verandert het beroep
Met de herziening van de Archiefwet vervalt voor archivarissen bij (semi-)overheidsorganisaties de eis van een specifiek diploma — wat de sector zelf ertoe aanzet om kwaliteit op een andere manier te borgen, bijvoorbeeld via beroepsverenigingen als KVAN. Voor bedrijven die geen wettelijke archiefplicht hebben maar wel grip willen op hun documentbeheer, blijft de kwaliteit van de ingehuurde archivaris vooral een kwestie van ervaring en referenties.
Wat doet een externe archivaris precies?
Denk aan het opzetten of opschonen van een archiveringsstructuur (fysiek en digitaal), het waarderen van documenten (wat moet bewaard blijven, wat mag vernietigd worden), het inrichten van een bewaartermijnenschema conform de AVG, en het begeleiden van een overdracht naar een archiefdienst bij bijvoorbeeld een bedrijfsverhuizing of -sluiting.
Vaste archiefmedewerker versus extern inhuren
Voor een organisatie met een doorlopende, omvangrijke informatiestroom kan een vaste informatiebeheerder efficiënter zijn. Voor een eenmalig project — een archief opschonen na een fusie, een historisch archief digitaliseren, of orde scheppen na jaren van opeenstapeling — is een externe archivaris vaak voordeliger: u betaalt alleen voor de duur van het project en profiteert van iemand die dit soort trajecten vaker heeft gedaan.
Tarief en wat het beïnvloedt
Een indicatief uurtarief voor een zelfstandig archivaris ligt rond de €50 per uur, exclusief btw. Het uiteindelijke bedrag hangt sterk af van de omvang van het archief, de mate van digitalisering die nodig is, en of er sprake is van gevoelige of juridisch relevante documenten die extra zorgvuldig gewaardeerd moeten worden. Vraag altijd om een inschatting van het totale aantal uren na een eerste inventarisatie, in plaats van alleen een uurtarief.
AVG en bewaartermijnen: een terugkerend struikelblok
Veel bedrijven bewaren documenten langer dan wettelijk nodig of toegestaan is onder de AVG, simpelweg omdat niemand ooit heeft vastgelegd wanneer iets vernietigd mag worden. Een externe archivaris brengt dit in kaart met een bewaartermijnenschema: per documentcategorie wordt vastgelegd hoe lang bewaring verplicht, toegestaan of juist niet meer wenselijk is. Dat voorkomt niet alleen onnodige opslagkosten, maar beperkt ook het risico bij een eventuele AVG-controle of datalek, omdat er simpelweg minder overbodige persoonsgegevens rondslingeren.
Digitalisering van fysieke archieven
Naast ordening wordt een externe archivaris ook regelmatig gevraagd om een fysiek archief te digitaliseren, bijvoorbeeld voorafgaand aan een verhuizing of om ruimte vrij te maken op kantoor. Dit vraagt naast scanwerk ook keuzes over bestandsformaten, metadatering en zoekbaarheid — een goed gedigitaliseerd archief is alleen waardevol als documenten er ook daadwerkelijk snel in teruggevonden kunnen worden.
Aanbevolen externe archivarissen
VADA Archieven
Archiefbeheerder uit Nijverdal, actief sinds 1991
Ook internationaal partners zoeken? Kijk op onze zustersite: Inkoop & leveranciers op greatpartners.net.