Is mijn data veilig bij een externe data-entry-service?

Vraag altijd naar een verwerkersovereenkomst en naar waar en hoe gegevens worden opgeslagen. Bij persoonsgegevens is dit verplicht volgens de AVG, ook als het werk deels offshore wordt uitgevoerd door een team buiten de EU.

Facilitair & kantoor

Waar vindt u een goede data-entry-service?

Eerst dit: is mijn data wel veilig?

Is mijn data veilig bij een externe data-entry-service?: Vraag altijd naar een verwerkersovereenkomst en naar waar en hoe gegevens worden opgeslagen. Bij persoonsgegevens is dit verplicht volgens de AVG, ook als het werk deels offshore wordt uitgevoerd door een team buiten de EU.

Van bonnetje tot bruikbare database

Een data-entry-service verwerkt grote hoeveelheden gegevens handmatig of semi-automatisch in systemen, spreadsheets of databases: het overtypen van formulieren en bonnen, het invoeren van bestellingen, het opschonen van klantenbestanden of het digitaliseren van handgeschreven gegevens. Sommige aanbieders werken uitsluitend met eigen medewerkers in Nederland, andere combineren dit met offshore teams voor grotere volumes tegen een lagere prijs, met een kwaliteitscontrole als sluitstuk voordat u het resultaat ontvangt.

Wat kost data-entry?

Bij eenvoudige, gestructureerde invoer wordt vaak per record gerekend, met tarieven tussen €0,10 en €0,50 afhankelijk van complexiteit en volume. Voor maatwerktrajecten, zoals het opschonen van een klantenbestand of het combineren van meerdere bronnen, wordt vaker een uurtarief gehanteerd van €20 tot €35 — flink lager dan het gemiddelde ZZP-uurtarief van €75 tot €95, omdat het werk minder specialistisch is dan bijvoorbeeld data-analyse. Grote volumes leveren doorgaans een lagere prijs per record op.

Waar u op let bij het kiezen

Vraag naar de foutmarge en hoe kwaliteitscontrole is ingericht, bijvoorbeeld door dubbele invoer of steekproefsgewijze controle. Test bij twijfel eerst met een kleine batch voordat u een groot bestand aanlevert, en vraag hoe de aanbieder omgaat met onleesbare of onvolledige brondocumenten. Handgeschreven materiaal kan doorgaans ook worden verwerkt, al is de foutmarge hoger dan bij getypte brondocumenten.

Eenmalige klus of structurele samenwerking

Sommige bedrijven hebben data-entry maar één keer nodig, bijvoorbeeld bij het overzetten van een oud systeem naar een nieuw CRM. Andere bedrijven bouwen een doorlopende relatie op met een aanbieder die wekelijks nieuwe orders of formulieren verwerkt. Bij structurele samenwerking loont het om vaste afspraken te maken over doorlooptijd en piekcapaciteit rond bijvoorbeeld jaarafsluiting of seizoensdrukte, zodat u niet elke keer opnieuw hoeft te onderhandelen over prijs en planning.